5 idées pour avoir moins de papiers à ranger

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Aujourd’hui je voulais vous faire part de quelques petites habitudes du quotidien qui me changent la vie. C’est depuis l’apparition de logiciels proposant de télécharger nos cartes ou nos papiers dans le cloud que j’ai réalisé le potentiel d’une vie sans être envahie de papiers. Mais le défaut des logiciels ou des applications c’est qu’elles sont trop nombreuses et on finit inéluctablement par s’y perdre. Voici les 5 applications que j’ai gardées sur mon ordinateur ou sur mon smartphone depuis plus de 5 ans et qui ce sont avérées indispensables.

D’abord, qu’est-ce que le cloud ?

Par le nuage, nous signifions généralement ce qui est en ligne à l’opposé d’un objet physique. Ainsi un fichier disponible sur le cloud est composé de 1 et de 0, il est dématérialisé et se trouve la plupart du temps dans un serveur en France ou à l’autre bout du monde. Le problème des serveurs du cloud est expliqué dans cet article de Sciences et Avenir.

Des tonnes de papiers

« En moyenne, chaque être humain consomme 57 kg de papier et de carton par an. La Chine en consomme à elle seule 113 millions de tonnes […] Elle est suivie des États-Unis avec plus de 70 millions de tonnes ». Selon le site Web Statista. S’il y a bien un problème de paperasse en France, il réside d’abord dans les kilogrammes de papier qu’on ramène chez nous et que nous finirons par jeter. C’est bien dans ce domaine-là que l’on peut agir.

1. Refuser

Aujourd’hui vous pouvez refuser les tickets de caisse les moins importants et si vous voulez retracer vos dépenses comme les restaurants, les choses consommables et non remboursables, les visites de monuments, les dépenses de voyage, utilisez une application de suivi de dépense telle que Bankin’, c’est celle que j’utilise depuis longtemps et elle est très pratique pour traquer les dépenses par catégories et ce, afin de n’être jamais dans le rouge.

Vous pouvez aussi demander aux magasins de vous envoyer vos factures et tickets de caisse par mail, c’est le cas de la plupart des enseignes de prêt-à-porter ou d’électroménager aujourd’hui. Une fois le ticket reçu, mettez une icône prioritaire sur le mail ou enregistrez-le en pdf pour le retrouver dans un dossier local sur votre ordinateur.

Refusez les cartes de fidélité, elles ne rapportent souvent que peu d’avantages aux client.es et sont souvent destinées à traquer vos achats pour la marque ou à vous faire acheter lors des périodes de « promo », ce qui n’est pas tout le temps une bonne affaire pour le porte monnaie.

En visite dans un château ou un musée, demandez le guide à télécharger en pdf ou renseignez-vous via le site Web et la page wikipedia plutôt que de prendre un prospectus papier. Bon j’avoue j’aime bien coller les tickets d’entrée et les cartes dans les carnets 😉

2. Scanner

Pour scanner, j’utilise Adobe Scanner ou l’appareil photographique de mon téléphone avec l’option « OCR » ou encore numérisation de texte.

Minute madame, qu’est-ce que l’OCR au juste ?
C’est une méthode qu’on utilise beaucoup dans plein de domaines et disciplines différents. Il s’agit de la reconnaissance optique de caractères, un procédé informatique pour traduire une image contenant du texte en fichier texte, tout bêtement.
Adobe Scanner le fait très bien mais il y a plein d’applications concurrentes qui proposent à la fois la numérisation, la reconnaissance OCR, l’export en fichier .pdf ou .docx et la synchronisation vers le cloud.

Ranger, le dilemme

Oui mais les fichiers on les met où ?

Si vous aviez l’habitude de bien classer vos documents et factures dans des pochettes dédiées à vos tâches administratives, il est possible de faire exactement la même chose en local sur votre ordinateur ou sur le nuage. Voici quelques solutions.

3. Evernote & FidMe

Evernote est une application/logiciel très connu aujourd’hui pour être un support de ‘carnets’ virtuels. Dans Evernote, toutes vos notes et vos papiers scannés (même en image jpg ou png) sont synchronisés sur le cloud et sauvegardés. Vous pourrez exécuter des recherches de mots clés dans les différents carnets de notes que vous avez créés ou à l’intérieur des notes et des images ou pdf. La recherche par catégorie et par tag est aussi bien supportée. Par exemple, si vous scannez et importez dans Evernote votre facture de téléphone et que vous ajoutez un tag #facturedetéléphone alors vous retrouverez rapidement toutes vos factures rangées par ordre chronologique via cette simple étiquette. Vous trouverez au sujet de cette application un article intéressant ici.
De même, vous pouvez faire cela avec des applications comme Samsung Notes, OneNote de Microsoft, etc. Toutes permettent d’avoir ses papiers sur l’ordinateur, sur un client Web (via le navigateur web) et sur mobile.

Pour les cartes de fidélité, certes ce n’est pas forcément du papier ou du carton, mais pire, du plastique ! Une carte de fidélité solide n’est presque plus obligatoire dans les magasins aujourd’hui. Seuls les musées, les bibliothèques, les transports, etc., doivent vous donner une carte nominative avec une photographie vous identifiant. Sinon, la plupart du temps vous pouvez vous en passer et scanner vos codes barres sur FidMe pour garder une trace de vos numéros clients! FidMe a l’avantage de vous envoyer des bons plans pour les marques pour lesquelles vous avez numérisé votre numéro client; elle propose aussi de conserver vos tickets de caisse et la mémoire de vos achats.

4. Peur du cloud ?

Vous n’avez pas confiance dans le cloud ? Gardez vos fichiers avec vous en local sur votre ordinateur tout simplement ou bien dans un dossier sécurisé avec mot de passe (Windows ou sur les smartphones Samsung par exemple). Ces articles pourront peut-être vous être utiles Comment cacher des fichiers sur Samsung et celui-ci aussi pour Windows 10

(c) Frandroid

5. Plus de carnets de notes en papier et carton ?

Je ne suis pas la meilleure élève pour cette méthode car j’utilise encore le bon vieux carnet de notes pour trois catégories de choses : mes dessins et mes recherches artistiques, ma thèse et mes recherches annexes en histoire et enfin des carnets de miscéllanées et pérégrinations.
Pour autant, pour la très grande majorité de mes prises de note, à 80% j’utilise des carnets virtuels, via mon ordinateur. Après avoir longtemps utilisé Evernote puis OneNote, je suis passée à Obsidian, le carnet Markdown. Ce type de carnet me permet d’envisager les fichiers scannés à travers les liens qu’ils ont avec d’autres fichiers. Ainsi je peux relier ma facture de téléphone à la facture d’achat de mon dernier smartphone par un lien cliquable, structurant mes factures dans une sorte de Wiki local et personnalisé (comme Wikipédia!).

Le Markdown est un langage de balisage léger créé en 2004 par John Gruber. C’est une syntaxe spécifique utilisée dans des fichiers de texte brut, compatibles presque partout (Word, Zettlr, Texte, etc.)

Le bonus : la carte de visite

Vous n’aurez même plus besoin de donner votre carte de visite en carton. Pour celles et ceux qui sont équipé.es de smartphone, il leur suffira de scanner le QR code de votre carte de visite sur votre téléphone pour de la télécharger directement. Certains logiciels permettent de transférer instantanément vos coordonnées dans la liste des contatcs de votre interlocuteur.rice. Il existe des applications pour cela comme CamCard, Evernote, et OfficeLens de Microsoft.
Enfin, si vous voulez redirigez les gens immédiatement vers votre site web professionnel, commercial ou artistique, il suffit de générer vous-mêmes un QR CODE via des générateurs tierces tels qu’ici.

Garder ses factures, oui.

Pour rappel, vous pouvez conserver les factures d’eau et d’électricité 5 ans. Elles sont souvent disponibles sur les sites via le compte personnel comme EDF/Engie. Les factures de téléphone fixe et mobile ne sont valables qu’1 an comme justificatifs. Elles aussi sont largement téléchargeables sur les sites des fournisseurs. Les quittances de loyer doivent être conservées jusqu’à la fin du bail pour plus de sécurité mais vous pouvez ne garder que celles de l’année en cours et les trois de l’année précédente comme justificatif. Les factures d’appareil électronique sont à garder le temps de la garantie, ou jusqu’à la revente si vous souhaitez revendre un ordinateur ou un téléphone. Les factures attestant de travaux ou de réparation (maison, voiture) sont à conserver 10 ans ou jusqu’à la revente. Les déclarations aux impôts se gardent entre 1 et 3 ans.
Les seuls papiers qu’il n’est pas possible de conserver uniquement en version numérique sont : vos papiers d’identité, cartes de Sécu, livret de famille, acte civil, jugement de divorce et d’adoption, contrat de mariage et diplômes.
Vous pouvez en revanche numériser tous vos bulletins de salaire, relevés d’indemnités et contrats de travail à conserver jusqu’à votre retraite (pour moi dans plus de 35 ans ! ^^), et scanner toutes vos attestations, certificats médicaux, comptes rendus d’examen médicaux (en cas de rechute grave ou de prise en charge longue). Plus d’informations ici.

Signé Tassa

Traitement en cours…
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