Zéro Mail, Zero Inbox : libérez votre esprit !

Ce titre n’est pas fait pour attirer les amateurs de tables qui tournent et de maisons hantées…

C’est un peu une mode sur la toile ces derniers temps. L’on voit naître des initiatives pour être « plus productifs et productives » et l’on vous dit qu’il y a telle ou telle solution pour y parvenir. L’une d’entre elles est le « Zero Inbox challenge », en gros « Zéro e-mail dans votre boîte mails ». Il existe en effet des études qui montrent que les e-mails participent de notre confusion quotidienne et qu’ils ont des effets néfastes sur notre comportement. Quand vous ouvrez votre boîte mail, n’avez-vous jamais ressenti cette étrange impression d’angoisse mélangée à de la lassitude et même une certaine négativité / anxiété sociale ? Réponse oui ou non … ? Plutôt oui.

J’ai calculé récemment en triant mes e-mails que je recevais environ mille mails par mois pour l’aspect professionnel de ma vie et presque le double par mois en marketing/publicité/newsletters et autres mailing lists… Avec du recul, je me rends compte que comme les réseaux sociaux les e-mails créent une confusion et une occupation mentale qui m’empêche de ne pas _ me sentir liée à ma boîte mails comme à un boulet…

La méthode Zero Inbox n’est pas neuve. La première fois que j’ai appris cette méthode, c’est de ma chère maman. Cette dernière s’efforce de supprimer tous les mails/sms/mms de son téléphone tous les soirs. C’est peut-être une façon de se décharger l’esprit, de conclure une conversation et d’en commencer une nouvelle ; telle une page blanche avec ses interlocuteurs le lendemain. Personnellement, je n’ai jamais pratiqué cette méthode… mais récemment, avec ma thèse, les cours que je donne à l’université, les nombreux mails des étudiants se mélangeant aux mails de réunion de profs mélangés à des mails de parutions de revues historiques, je me suis vite retrouvée envahie et j’avais le sentiment d’étouffer et de ne plus tout contrôler.

Voici donc ce que la méthode Zéro E-mail peut vous apporter…

1. Plus de mail dans la boîte principale de réception

Mais comment faire ? Je vais vous donner ici ma propre méthode, tout en sachant que vous pourriez vous en créer une plus personnalisée. De plus, j’utilise Thunderbird et Yahoo ainsi que FairMail sur le mobile pour gérer mes e-mails, et par conséquent ma façon de faire est différente de ce qu’on pourrait faire sur Google Mail. Je vous laisse ici par exemple quelques vidéos sur Youtube pour gérer ses mails sur GMail.

• Matt D’Avella’s Increase Productivity with these email hacks : ici
• Thomas Frank’s How to achieve inbox zero : ici
• Leila Gharani’s Take control of your inbox : ici

Pour ma part, je ne suis pas parvenue à tout éradiquer de ma boîte mail mais j’ai par contre une boîte de réception complètement vide tous les matins et tous les soirs. Voici comment…

2. Créer une routine et un système

Si comme moi vos boîtes mails sont hébergées ensemble, vous avez sûrement du mal à gérer la sphère privée et la sphère professionnelle. Il suffit en fait de créer un système et une routine.

2.a) La routine

Il faut d’abord que vous cessiez de regarder constamment les e-mails pour que votre esprit puisse passer à des phases de loisirs ou de travail sans penser aux tâches qui vous sont imposées dans vos e-mails. Pour cela, vous pouvez faire comme moi :

• créer une routine : lire les e-mails uniquement 2 fois par jour. Pour ma part, le matin de 8h à 10h et le soir de 17h à 18h30. Ces deux horaires ont pour avantage d’être des horaires ouvrés et vous pouvez ainsi rapidement rattraper une conversation entre collaborateurs ou répondre à la question d’un personnel de l’administration.
• éteindre les notifications : cela vous évitera d’être tenté de vérifier votre boîte mail. Les seuls moments où vous pouvez revenir à votre boîte mail en dehors des plages horaires imposées sont : lorsque vous avez un mail important suite à une réunion, que vous en avez besoin pour des raisons utilitaires (inscriptions en ligne, formulaires, etc.), que vous souhaitez retrouver un mail pour le travail ou que vos étudiants vous envoient des copies par exemple !

2.b) Le système

Vous pouvez aussi séparer vos usages. Voici mon propre système, certainement assez imparfait :

• Yahoo Mail : je l’utilise dans mon navigateur web quand je suis connectée. Ce client mail via le web a l’avantage de ne rien peser sur l’ordinateur. Il me permet de gérer mes dossiers et sous-dossiers mail. Cependant, Yahoo Mail a beaucoup de défauts, particulièrement la gestion de pièces jointes.
• Outlook : il s’agit de ma messagerie de secours. J’y ai référencé toutes mes adresses mails (6 au total !). J’utilise Outlook au cas où, lorsque je dois synchroniser des tâches, le calendrier et des rendez-vous Teams par mail. Son utilisation reste donc très rare. L’icône et le raccourci ont même été supprimés de mon écran d’accueil et de ma barre des tâches.
• FairMail : sur le smartphone. J’y ai désactivé toutes les notifications visuelles, textuelles et sonores. J’ai aussi paramétré l’application pour recevoir les mails et se mettre à jour seulement toutes les 30 minutes (plus sympa pour votre batterie !). FairMail empêche les images de s’afficher, ce qui fait qu’aucun mail marketing/publicitaire ne sera assez tentant pour vous : il ira directement dans la poubelle ! Vous verrez d’ailleurs que curieusement, TOUTES les images d’un mail publicitaire ou de newsletter ont un pisteur/traqueur/cookie caché, parfois même à l’insu de celui ou de celle qui a créé la newsletter ! C’est-à-dire que si vous cliquez sur cette belle image d’un canapé MADE.com, vous serez redirigez vers le site web de MADE.com et la marque récupérera toutes les informations sur vous : coordonnées, nom, prénom, mail, lieu où vous êtes actuellement, l’heure et la date du clic, etc.
• Thunderbird : j’utilise l’application bureautique de Thunderbird pour le calendrier Google Agenda intégré, ainsi que la gestion des mails. Cependant, l’application ne m’est utile que lorsque je suis hors ligne. En effet, j’ai coché les cases suivantes : récupérer les mails de moins de 60 jours et effacer les mails vieux de plus de 60 jours / aucune notification / synchronisation des mails : manuellement. Cette application est donc là lorsque Yahoo n’est pas accessible.

Je n’utilise pas (ou peu) les boîtes mails que propose mon laboratoire de rattachement ou mon université. Je pense que vous connaissez tous leurs défauts…

3. Quelques principes

3.a) Supprimer oui mais…

Plutôt que simplement « supprimer » bêtement vos e-mails comme les gourous de la méthode Zéro Inbox vous le proposent, réfléchissez bien : certes, vous aimez particulièrement cette association végane ou cette marque bio mais pourquoi continuez-vous vraiment à recevoir leurs nouvelles ? Voir des images d’abattoirs tous les jours n’est peut-être pas une bonne idée pour votre santé mentale (et de plus, si vous y êtes inscrit-e c’est que vous y êtes déjà sensibilisé-e). Et voir des promotions de marques bio à longueur de journée en vous rappelant de faire vos courses : un peu masochiste non ? Je vous conseille donc de vous désabonner. Glissez votre souris jusqu’à la fin du mail et vous devriez trouver le lien « se désabonner », « se désinscrire », ou autres « nous quitter », « cliquer ici » et « unsubscribe ». Vous serez alors redirigé-e vers le site et vous devrez confirmer que vous vous désinscrivez.

3.b) Archiver vos conversations

Vous avez peut-être peur de louper la réponse de votre ami sur cette conversation mail au sujet du barbecue programmé la semaine prochaine, ou cette réponse que vous attendez tant de la revue à laquelle vous avez envoyé votre article (situation vécue)… ? mais savez-vous que vous pouvez archiver vos e-mails et que si quelqu’un répond à la conversation, de toute façon, celle-ci réapparaîtra aussi vite qu’elle a disparu ! Pour constituer des archives lisibles je vous conseille ma méthode :

• créer un dossier par Année. Les plus récentes, par exemple : 2021_ARCHIVES, et 2020_ARCHIVES, les plus anciens dossiers ressemblent plutôt à ça 2013_2012_2011_ARCHIVES.
• créer un dossier Conversations pro / privées si vous voulez avoir un suivi.

3.c) Les e-mails transposés en tâches

Certaines e-mails sont des consignes, des commandes, des questions, des demandes et dans tous ces cas, ils nécessitent du travail, une révision ou une réponse. Ils sont donc à inclure dans la liste des tâches à faire. Par ailleurs, c’est peut-être ce qui a fait que les boîtes mails ont tant changé ces dernières années… Au début des années 2000, ma boîte mails ne servait qu’à m’inscrire sur des sites web et à envoyer des gifs rigolos aux copines.

• créer un dossier `A faire` pour ces nouvelles tâches. Attention, cette boîte est restreinte. Elle ne doit pas contenir plus cent messages.
• penser à trier votre boîte `A faire` et à transférer les mails une fois les tâches exécutées vers vos dossiers 2021_ARCHIVES ou équivalents…

Si aucune de ces options ne s’applique à vos mails, c’est que la tâche peut être déléguée à quelqu’un de plus compétent, à un collègue, à un membre de votre équipe, à un ami ou un membre de votre famille. Pensez à transférer vos mails à ces derniers en leur demandant de l’aide.

Astuce : Toutes les tâches qui arrivent par e-mail et qui peuvent vous prendre seulement 2 min ou moins doivent être exécutées dans la journée ! Puis > 2021_ARCHIVES !

Pour les autres tâches dans le dossier A faire : ils s’agit de déléguer. Déléguer signifie aussi que vous allez inscrire une mention dans votre To Do List, sur un post-it, ou dans votre calendrier, pour que la tâche ne reste pas plus de quinze jours en attente.

3.d) Prioriser

Astuce : si vous avez cette possibilité dans votre hébergeur mail, vous pouvez ajouter un drapeau prioritaire (rouge) sur vos mails très urgents. A utiliser avec sagesse, sinon vous allez vous retrouver avec mille e-mails urgents à la fin du mois. Vous pouvez aussi hiérarchiser vos e-mails par dossiers ou par étiquettes (tags).

4. A éviter…

Enfin, dernier conseil… n’envoyez pas les e-mails dont vous ne voulez pas dans le courrier indésirable (spam) sans réfléchir avant. Il vaut mieux vous désabonner de la liste de mailing d’une marque indésirable plutôt que cette marque continue de polluer en vous envoyant des mails. [OUI, les e-mails polluent!]

Objectif : Zéro spam ? Pour gérer votre spam, vous pouvez faire que le dossier « courrier indésirable » s’efface définitivement au bout de 30 jours. Pensez à vérifiez fréquemment votre spam car de nos jours, avec les antivirus ou les plugins ajoutés à nos boîtes mails, les hébergeurs deviennent plus rapidement méfiants face à des mails bourrés d’images ou contenant trop de liens. C’est comme cela que j’ai découvert des e-mails professionnels dans ma corbeille spam…

N’effacez pas tous vos messages non plus. Personnellement, j’aime bien retrouver des mails de 2010-2011… Mais si votre boîte mail indique qu’elle a atteint la limite de stockage autorisé, il vous suffit de chercher dans les paramètres l’option pour supprimer les mails contenant des pièces jointes très lourdes. Vous verrez qu’en fait ce sont les pièces jointes qui polluent le plus et qui remplissent l’espace de stockage.

Dernière astuce : si vous souhaitez ne VRAIMENT pas être tenté-e de regarder vos mails, utilisez l’application BlockSite sur mobile et bloquez le site sur votre navigateur 😉

J’espère que ces astuces vous auront aidé. Je n’ai pas la boîte mails la plus avancée qui soit mais désormais, le matin et le soir : mon esprit est plus léger, car zéro mail affiché !

Signé Tassa

• J’ai vu Charlie’s Angels d’Elizabeth Banks (2019)
• Ménage de printemps et purge numérique [2023, #ÉcoloVie]
• Le défi de l’eau : économiser l’eau pour la sécheresse de l’été
• J’ai lu Le Pari de la décroissance de Serge Latouche
• J’ai lu Hunger Games : La Ballade du serpent et de l’oiseau chanteur [roman]